Планета Успех

Автор: Попов Николай

Уверен, что каждый из Вас имеет свой email адрес, а скорее всего даже и не один. �? все регулярно пользуются электронной почтой: просматривают входящие сообщения, пишут письма. А уж если Вы занимаетесь (ну или собираетесь заняться) интернет-бизнесом, то постоянная работа с почтой Вам гарантированно обеспечена.

Казалось бы, писать электронные письма – дело нехитрое. Однако, как и в любом деле, тут есть свои небольшие тонкости. Конечно, если речь идет просто о переписке с другом – тут можно и не думать о каких-то правилах. Но если, например, у Вас есть свой сайт, или Вы занимаетесь одним из видов инфо-бизнеса, то зачастую переписка будет идти и с совершенно с незнакомыми людьми. Некоторые из этих правил являются почти очевидными и выполняются даже неосознанно, но все же давайте прикинем, все ли мы делает правильно:

1)    Если в жизни встречают по одежке, то в переписке первое важное впечатление производит тема письма. Невразумительный заголовок запросто может позволить адресату проигнорировать Ваше сообщение, а то и вовсе отправить в спам. Поэтому постарайтесь в одном предложении указать самую важную суть послания. �?ли, в зависимости от контекста, попытаться даже заинтриговать и заинтересовать получателя. Ради интереса даже просмотрите собственные входящие письма и обратите внимание, какие письма сами просят их поскорее открыть, а какие теряются в общей массе.

2)    Всегда начинайте письмо с вежливого обращения, желательно по имени (или �?О — в зависимости от официальности). Поприветствуйте получателя любым уместным обращением: Здравствуйте, Добрый день, Приветствую и т.д. От основного текста обращение отделяем пустой строкой.

3)    Обязательно завершайте письмо вежливым прощанием или пожеланиями всего наилучшего. Лучше сразу настроить в почтовом клиенте автоматическую подпись для всех писем: что-то вроде «С уважением, Николай». От основного блока письма подпись также отделяем парой пустых строк. А еще не лишне будет добавить в подпись Ваши контактные данные для связи. Однако полную версию (со всеми ссылками, номерами и адресами) лучше использовать только в первом письме, а далее применять лишь укороченный вариант, чтобы зря не загромождать переписку.

4)    Не помешает включить и автоответчик – с коротким сообщением о получении письма и обещанием ответить по возможности скоро. Это заранее демонстрирует уважительное отношение. А также дает отправителю уверенность в том, что его письмо получено и не будет проигнорировано.

5)    Чтобы не затеряться в грудах входящих писем, грамотно структурируйте папки. Десятки и сотни сообщений во «Входящих» — далеко не оптимальных вариант. �?спользуйте древовидную структуру по тому же принципу, как храните файлы в проводнике. А еще лучше настроить автоматические правила сортировки, если почтовый клиент позволяет. В дальнейшем это позволит ускорить процесс обработки писем и исключит риск потерять что-то действительно важное.

6)    Само собой, необходимо соблюдать грамотность при написании и общий вежливый стиль. Конечно, сейчас есть встроенные «корректоры», но тем не менее лучше всего взять за правило перечитывать каждое письмо перед отправкой. Даже мелкие досадные опечатки могут испортить впечатление с точки зрения грамотного человека.

7)    Уважайте время получателя. �?збегайте лишней «воды». Лучше сразу пишите самую суть, чтобы читатель с первых же слов понимал, о чем идет речь. Все детали можно изложить немного ниже.

Все эти правила нужны для того, чтобы не сидеть подолгу над каждым письмом, обдумывая как бы получше соблюсти уместный стиль и не наделать ошибок. Взяв в привычку соблюдать отработанные процедуры и грамотно настроив почтового клиента, можно значительно сократить как собственное время при работе с почтой, так и время потенциального получателя. А это одинаково важно!

Поэтому надеюсь, что если Вы уже подписаны на обновления блога «Планета Успех», то наши письма ждут Вашего внимания в отдельной папке и не теряются :-).